31. OKT. 2020  ·  30 MIN  ·  remote agentur

so geht homeoffice: heraus­forderungen einer remote-agentur

illustration homeoffice mit schreibtisch und computer für telearbeit und remote-arbeit tag und nacht

Dieser Beitrag wurde ursprünglich am 31. Oktober 2020 veröffentlicht und wird laufend im Hinblick auf inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit und Verständlichkeit aktualisiert. Letztes Update: 20. November 2020

Die Work-from-Home-Revolution ist gerade erst am Anfang. Trotzdem haben renommierte Unternehmen wie Aetna, Bank of America, Best Buy, Honeywell, IBM und Yahoo! ihre Homeoffice-Initiativen vor nicht allzu langer Zeit wieder eingestellt.

Wie ist das nachvollziehbar, insbesondere angesichts der Tatsache, dass das Homeoffice Vorteile wie den Wegfall des Pendelns sowie eine höhere Produktivität mit sich bringt?

Für viele mag es klingen wie ein Traum: Arbeiten, wo, wann und wie man möchte. Doch in Wahrheit ist die erfolgreiche Umsetzung von Telearbeit eine anspruchsvolle Angelegenheit. Insbesondere im Umfeld einer digitalen Werbeagentur bedeutet eine Remote-Teamstruktur oftmals Kompromisse im Vergleich mit traditionellen Werbeagentur-Teams.

Um die Vorteile von Remote Work ausschöpfen und eine über den ganzen Globus verstreute Belegschaft erfolgreich koordinieren zu können, bedarf es sorgfältiger Planung, Vorbereitung und einer Menge Geduld.

mach dich startklar   
   für das homeoffice!

Im Folgenden gehen wir auf die größten Herausforderungen und Hürden ein, die wir als REMOTE-AGENTUR erfahren haben.

Ebenso zeigen wir Lösungen und Chancen auf, um diese Hindernisse bestmöglich zu bewältigen und ein erfolgreiches, produktives und engagiertes Remote-Team aufzubauen und zu führen — eines, das den entscheidenden Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz bedeuten kann!

In diesem Artikel beleuchten wir

 ·  fünf Homeoffice-Herausforderungen samt -Lösungen,
 ·  häufige Vorurteile gegenüber virtuellen Teams sowie
 ·  fünf Hindernisse und Lösungen für Remote-Agenturen.

1. team-herausforderungen

Eine komplexe Studie der Stanford University zum Thema Heimarbeit ergab eine Steigerung der Mitarbeiterproduktivität um 13% bei den Arbeitern im Homeoffice. Die WFH-Gruppe (kurz für Work from Home) eines chinesischen Unternehmens mit 16.000 Mitarbeitern berichtete darüber hinaus eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit, deutlich weniger Krankheitstage und eine um 50 Prozent niedrigere Wahrscheinlichkeit, den Arbeitsplatz aufzugeben.

Überraschenderweise änderte mehr als die Hälfte der Homeoffice-Arbeiter nach Abschluss des Experiments wieder ihre Meinung und beschloss, in das Office zurückzukehren — und das trotz erheblicher Zeit- und finanzieller Ersparnisse.

Diese Ergebnisse zeigen die vielfältigen Herausforderungen auf, denen sich Arbeitnehmer im Homeoffice bzw. in einer Remote-Umgebung gegenübersehen.

Unsere REMOTE-AGENTUR unternimmt deshalb seit dem ersten Tag alles Menschenmögliche, um sinnvolle Strategien zu entwickeln und zu implementieren, welche diesen Problemen begegnen und die Bedürfnisse unserer E-ployees (so bezeichnen wir unsere Telearbeiter und ortsunabhängigen Teamkollegen) in den Vordergrund stellen.

1.1. einsamkeit & isolation

Trotz der zahlreichen Vorteile von Remote-Arbeit ist Letztere bei Weitem (noch) nicht dasselbe wie die ortsgebundene Gemeinschaft unter Kollegen. Zusammen einen Kaffee zu trinken oder zu Mittag zu essen ist nicht vergleichbar mit virtuellen Hangouts oder ähnlichen über den Tag verteilten, digitalen Kontaktpunkten.

Menschen sind soziale Wesen und tun sich häufig schwer, wenn sie isoliert sind (oder arbeiten). Es ist deshalb nur verständlich, dass längere Zeiträume ohne jegliche zwischenmenschliche Interaktionen problematisch sind und zu ernsten psychischen Herausforderungen wie auch zu Einsamkeitsgefühlen führen können.

Selbstzweifel und Fragen wie Schätzt mein Unternehmen mich eigentlich? oder Interssiert sich überhaupt jemand für mich und für das, was ich tue? können früher oder später aufkommen und zusätzlichen mentalen Stress verursachen. In Zeiten von Lockdowns und Social Distancing ist dieses Problem besonders prekär.

Ebenfalls nicht zu unterschätzen ist die Gefahr, aufgrund der großen Distanz zwischen den Teams anzunehmen, dass es den Kollegen gut geht, zumal man sich ja nur selten sieht — denn die Realität kann oftmals ganz anders aussehen!

ortsunabhängig und   
   dennoch immer nah.

Um dem ernstzunehmenden Problem der Einsamkeit zu begegnen, fördert unsere REMOTE-AGENTUR u. a. eine virtuelle Open-Door-Politik. Das bedeutet, dass alle unsere E-ployees sich jederzeit an jedes Teammitglied wenden können — inklusive der Manager und gänzlich unabhängig von der jeweiligen Situation.

Unsere Erfahrung ist, dass eine solche Politik ein Support-Netzwerk schafft, welches unsere Mitarbeiter ständig daran erinnert, dass sie eben zu keiner Zeit allein, sondern Teil eines globalen Teams sind.

Außerdem fördern wir soziale Interaktionen in vielerlei Hinsicht. Wir halten nicht nur regelmäßige Videokonferenzen und Einzelgespräche, sondern wir bieten zudem virtuelle Teambildungsmaßnahmen sowie Hangouts für informelle und lockere Chats.

Dieser gelegentliche Austausch ist unabdingbar und am effektivsten, wenn er auf natürliche Art und Weise stattfindet — wie zu Beginn einer Videokonferenz, während man auf den Beitritt aller Teilnehmer wartet.

Allgemein versuchen wir unseren E-ployees so viele Gelegenheiten wie irgendwie möglich einzuräumen, um die Teamkollegen sehen zu können und dadurch den Teamgeist zu stärken. Bei Praktizierung eines ständigen Austauschs sowie regelmäßiger Kommunikation ist unsere Erfahrung, dass Remote-Arbeit durchaus eine sehr kollaborative Angelegenheit sein kann.

Und dennoch gibt es wie weiter oben erwähnt keinerlei Ersatz für persönliche Treffen. Umso wichtiger sind regelmäßige Meet-Ups und jährliche Agentur-Retreats, um das Gemeinschaftsgefühl zu stärken und eine Gruppenidentität zu entwickeln. Nur so können persönliche Beziehungen zwischen den Teammitgliedern sowie ein authentisches Gefühl von Teamwork entstehen.

Flexible Urlaubsregelungen, mentale Krankheitstage und finanzielle Unterstützung für die Arbeit in Coworking Spaces sind zusätzliche Optionen, die wir momentan in Betracht ziehen, denn

psychische gesundheit ist ebenso   
   wichtig wie physische gesundheit!

Wenngleich keine dieser Maßnahmen das ultimative Heilmittel gegen Einsamkeit und Isolation ist, so glauben wir doch, dass ein öffentliches Anerkennen der mentalen Herausforderungen des Homeoffice, gekoppelt mit einem ehrlichen und offenen Austausch untereinander, ein wertvolles und unterstützendes Umfeld schaffen und fördern kann.

Letzteres hat durchaus das Potenzial, Probleme innerhalb des Teams frühzeitig zu diagnostizieren und dadurch ggf. Spätkomplikationen zu verhindern.

1.2. arbeit rund um die uhr

In einer perfekten Welt würden die Autonomie und Flexibilität, die das Homeoffice bietet, eine gesunde Work-Life-Balance unterstützen. Leider kann oftmals auch genau das Gegenteil der Fall sein.

Wenn die eigenen vier Wände das Büro sind, ist das Abschalten oder Herunterfahren nicht immer einfach. Noch komplizierter wird es, wenn das Team über mehrere Kontinente und Zeitzonen verstreut ist.

In einer Remote-Digitalagentur wie der unseren finden Updates, Änderungswünsche und Korrekturen in der Regel rund um die Uhr statt. Diese rasche Reaktionsfähigkeit ist an und für sich ein großer Vorteil ortsunabhängiger Teams.

Bei der Arbeit von zu Hause sind der Computer oder das Notebook jedoch ununterbrochen verfügbar und es ist allzu einfach, die Zeit aus dem Auge zu verlieren. Dies kann die Abgrenzung zwischen der Arbeit und dem Privatleben zunehmends erschweren und zu hohem Stress sowie zu langen Arbeitstagen und -wochen führen.

Es überrascht kaum, dass im Homeoffice häufig länger gearbeitet wird als in der klassischen Büroumgebung. Wie eine aktuelle Studie aufzeigt, arbeiten Remote-Mitarbeiter durchschnittlich 1,4 Tage mehr pro Monat. Das entspricht fast 17 Tagen pro Jahr!

In ihrer extremsten und ungesündesten Form sieht Remote Work so aus: Der Gang vom Bett zum Notebook am frühen Morgen und vom Notebook zurück ins Bett um Mitternacht — mit Mini-Pausen für die Nahrungsaufnahme und den gelegentlichen Besuch der Toilette.

Leider ist ein solches Szenario keine Fiktion und etwas, was wir aus erster Hand erlebt haben. Wenn niemand vor Ort ist, der uns dazu auffordert, das Laptop herunterzufahren, bedarf es einer sehr guten Selbstwahrnehmung, um gefährliche Entwicklungen zu identifizieren. Unerkannt führen Müdigkeit und permanente Überlastung sonst nicht selten zu Burnout.

Unsere REMOTE-AGENTUR versucht eine solche Always-On-Mentalität nachdrücklich zu unterbinden. So wenden wir in der Regel nur dann synchrone Kommunikationsmittel an, wenn dies unbedingt nötig ist, wie etwa bei dringenden oder kritischen Angelegenheiten sowie bei sozialer Interaktion.

Abgesehen davon kommunizieren wir meist ausschließlich asynchron (async-first genannt). Diese Form der Kommunikation verursacht weit weniger Ablenkungen und gestattet unseren E-ployees längere Blöcke ununterbrochener Arbeitszeit, wodurch der Stress reduziert und die Produktivität enorm gesteigert werden.

Wir haben nicht nur eine interne Regelung, gemäß derer Nachrichten nicht sofort beantwortet werden müssen, sondern wir erwarten auch nie eine sofortige Rückmeldung von unseren Teamkollegen.

Und weil Echtzeit-Chat-Apps äußerst zeitraubend sind und eine schnelle Unternehmenskultur begünstigen, haben wir Chat-Tools bis auf wenige Ausnahmen hinter uns gelassen und konzentrieren uns auch in dieser Hinsicht auf asynchrone Kommunikation. Die richtige Balance zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation behandeln wir später in diesem Artikel.

Abgesehen davon, dass wir die Arbeitsbelastung unserer Mitarbeiter fortwährend bewerten (und, wo nötig, anpassen), verfolgen wir sehr großzügige Urlaubsregelungen und stellen sicher, dass unsere Teams regelmäßige Pausen und Auszeiten nehmen sowie ihren gesamten Urlaubsanspruch ausschöpfen. Einige unserer Partner haben positive Ergebnisse mit gänzlich unbegrenzten Urlaubstagen erzielt.

1.3. fear of missing out

Eine weitere Gefahr, die im Homeoffice sowie generell innerhalb von Remote-Teams lauert, ist Unsicherheit. An und für sich unbedeutende Dinge wie z. B. ein temporär nachlassender Kommunikationszyklus zwischen dem Management und den Mitarbeitern können Stress und sogar Angstgefühle zur Folge haben.

Bedenken, inwieweit ein Mitarbeiter noch auf dem aktuellen Stand ist, führen im schlimmsten Fall gar zu einer verminderten Arbeitsmoral.

Selbst wenn die Annahmen des Mitarbeiters völlig unbegründet sind, so ist die Angst, etwas zu verpassen (FOMO, kurz für Fear of Missing Out) jederzeit präsent und real, insbesondere in einem schnelllebigen Umfeld wie dem einer digitalen Werbeagentur.

Irgendwo zwischen Videokonferenzen und E-Mails können Fristen und Verantwortlichkeiten auch schlichtweg einmal untergehen, eventuell wurden auch einige entscheidende Fragen (wer hat was bis wann zu erledigen?) nicht gestellt oder kommuniziert.

Alle Mitarbeiter eines Remote-Teams jederzeit auf dem Laufenden zu halten ist in der Tat eine nicht zu unterschätzende Herausforderung für Remote-Agenturen — insbesondere dann, wenn die Teams über mehrere Kontinente und Zeitzonen verstreut sind.

Transparenz hat deshalb innerhalb dezentraler Teams allerhöchste Priorität! Unsere REMOTE-AGENTUR verfolgt in dieser Hinsicht ein ebenso simples wie effektives Motto:

dokumentiere   
   generell alles!

Team-Besprechungen, Videokonferenzen, Brainstormings und Projekt-Updates werden immer aufgezeichnet oder entsprechend erfasst und digital mit den jeweiligen Teams geteilt.

Design-Dokumente, White-Paper und Ergebnisse wiederum werden innerhalb der jeweiligen Abteilungen zugänglich gemacht. So können alle unsere E-ployees zu jedem Zeitpunkt nachvollziehen, weshalb welche Entscheidungen getroffen wurden.

Wann immer wir miteinander kommunizieren, gilt es die Teilbarkeit der Informationen zu berücksichtigen. So nutzen wir beispielsweise grundsätzlich Videokonferenzen, um Inhalte anschließend mit den jeweiligen Teammitgliedern teilen zu können — diese Möglichkeit wäre bei klassischen Telefonaten nicht gegeben.

Ein weiterer Vorteil der Aufzeichnung von Besprechungen besteht darin, dass Mitarbeiter, die nicht an den Meetings teilnehmen können (sei es aufgrund ihrer Zeitzonen oder aus anderen Gründen), diese zu einem späteren Zeitpunkt ansehen können.

Die Einbeziehung aller relevanten Telearbeiter in wichtige interne Entscheidungsprozesse und die Bereitstellung relevanten Kontexts hat nicht nur zu einem besseren Verständnis von Kundenanliegen und Projektspezifika geführt, sondern war zugleich essentiell für uns in der Bekämpfung von FOMO.

Wir dokumentieren außerdem generell relevante Geschäftsprozesse, Workflows, Richtlinien und Tools in unserem Remote-Wiki — einem Online-Handbuch, welches allen E-ployees zur Verfügung steht und als zentrale und transparente Quelle der Wahrheit fungiert.

Wenngleich es viel Zeit in Anspruch nimmt, ein solches Repositorium aufzubauen, so können diese wertvollen Ressourcen, gepaart mit umfassenden Lehrvideos, die meisten Fragen beantworten, die häufig gestellt werden. Darüber hinaus erlaubt es unser Remote-Wiki neuen Teammitgliedern, bereits nach einer minimalen Einarbeitungszeit voll durchzustarten.

Dabei gilt es unbedingt zu vermeiden, dass die dokumentierten Inhalte über mehrere Plattformen wie E-Mails, To-Do-Listen, Kalender, Chat-Nachrichten usw. verteilt sind.

Um diese wertvollen Informationen optimal verwerten zu können, nutzt unsere REMOTE-AGENTUR eine zentrale Kollaborations-Lösung. So können unsere Mitarbeiter im Homeoffice zügig Dateien finden, den Projektfortschritt verfolgen, virtuell zusammenarbeiten und sich Feedback geben.

Dank dieser transparenten Unternehmenskultur und regelmäßigen Team-Meetings ist es uns gelungen, Unsicherheit unter unseren E-ployees zu beseitigen und ein glückliches und engagiertes Remote-Team aufzubauen.

1.4. missverständnisse

Die Wichtigkeit nonverbaler Signale und unserer Körpersprache für die Kommunikation ist unbestritten. In einer Remote-Werbeagentur erfolgt der Großteil der Kommunikation dagegen zwangsweise in digitaler Form.

Ohne eine Gelegenheit, die Gestik, Körperhaltung und sprachlichen Feinheiten unseres Gegenübers zu vernehmen, kann es durchaus zu Missverständnissen kommen.

Die Emotionen einer Person auf der Basis von Chat-Nachrichten zu beurteilen (anstatt ihr direkt an einem Tisch gegenüber zu sitzen) erscheint unmöglich. Ohne sichtbare Körpersprache ist es äußerst schwierig, Inhalte zu interpretieren.

Insbesondere im Zusammenhang mit sensiblen Themen treten häufig Missverständnisse über Intentionen und Motivationen auf. Selbst gut gemeinte E-Mails können dann hin und wieder als unhöflich oder zu direkt aufgefasst werden.

Obwohl selbst die fortschrittlichsten Kommunikations-Apps und Video-Technologien persönliche Interaktionen (noch) nicht perfekt ersetzen können, halten wir grundsätzlich Videokonferenzen, wenn Konflikte gelöst werden sollen oder wenn zwischen den Zeilen gelesen werden muss.

Auch wenn dabei sicherlich der ein oder andere nonverbale Hinweis untergehen mag, so ist dieses Medium dennoch einem klassischen Telefonat, einem Chat oder einer E-Mail überlegen — insbesondere, wenn Themen ausdiskutiert und Probleme ausgeräumt werden sollen.

Um Missverständnissen in der internen schriftlichen Kommunikation vorzubeugen, empfehlen wir unseren Teammitgliedern außerdem, Emojis und GIFs zu verwenden. So lassen sich häufig Nachrichten abmildern, welche ansonsten unter Umständen übermäßig direkt oder hart erscheinen würden.

Viele Missverständnisse können auch verhindert werden, indem von Anfang an klare Erwartungen gesetzt, SMARTe (spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch, terminiert) KPIs definiert und v. a. transparente Grundregeln der beiderseitigen Zusammenarbeit formuliert werden.

1.5. störfaktoren zu hause

Die globale Pandemie hat Angestellte weltweit gezwungen, den traditionellen Arbeitsplatz im Büro in die eigenen vier Wände zu verlegen, sei es temporär oder permanent. Eines der heißesten Themen, zu denen wir immer wieder Anfragen erhalten, sind die vermeintlichen Störfaktoren im Homeoffice.

Egal ob schreiende Kinder, übertrieben soziale Nachbarn, bellende Hunde, miauende Katzen, hartnäckige Drückerkolonnen oder unerwünschte Anrufe skrupelloser Telemarketer, es ist leicht, den unzähligen Ablenkungen zu Hause zum Opfer zu fallen.

In einer solchen Arbeitsumgebung fokussiert und konzentriert zu arbeiten erscheint wie eine unüberwindbare Hürde. Nicht selten erhalten wir ähnliches Feedback von Telearbeitern, die aus einem Coworking Space arbeiten.

Dabei vergessen wir oft die nicht gerade wenigen und mindestens genauso lästigen Störfaktoren in klassischen Büros. Eine typische Großraumbüro-Umgebung macht es äußerst schwer, die eigene Arbeit zu erledigen. Hinzu kommt der Stress des täglichen Pendelns und der starren Arbeitszeiten.

Da überrascht es kaum, dass mehr und mehr Studien feststellen, dass die Produktivität von Mitarbeitern im Homeoffice die ihrer Kollegen im Büro bei Weitem übertrifft. Ein kurzer Spaziergang mit dem Hund oder das Aufhängen der Wäsche scheinen sich also nicht negativ auf die Arbeitsleistung auszuwirken.

PS: Bist Du auf der Suche nach einem Remote-Job? Dann nichts wie ab auf unsere Job-Seite!

2. kunden-herausforderungen

Die meisten Kunden erwarten mehr von einer Remote-Digitalagentur als lediglich einen Job zu erledigen. Mindestens genauso wichtig ist oftmals eine langfristige und vertrauensvolle Beziehung zur Agentur, ja eine fruchtbare Partnerschaft. Umso verständlicher ist der Wunsch nach einem eng zusammenarbeitenden und eingespielten Team.

Für eine Werbeagentur ohne Büros kann dies zur Herausforderung werden, insbesondere wenn das Team über mehrere Zeitzonen und Kontinente verteilt ist. Zweifel an der Belastbarkeit der Partnerschaft oder gar an der Konstanz der Ansprechpartner sind in diesem Zusammenhang nicht selten.

2.1. homeoffice-bedenken

Vor nicht allzu langer Zeit riefen Begriffe wie Remote-Team, virtuelles Team or Remote-Werbeagentur oftmals noch negative Assoziationen wie Outsourcing und unterbezahlte, ausländische Mitarbeiter hervor.

Erst mit dem Umstieg führender Unternehmen auf Remote-Modelle und der jüngsten Verbreitung und Adoption von Homeoffice- sowie flexiblen Arbeits-Arrangements hat dieses Stigma nachgelassen.

REMOTE-BULLETIN

jede woche aktuelle remote-news & -tipps

 

Während sich einige Kunden sicherlich noch immer fragen, ob und wie sich die Remote-Natur einer Werbeagentur auf die Ergebnisse und die Zusammenarbeit auswirken wird, besteht unserer Erfahrung nach inzwischen ein gewisses Verständnis dahingehend, dass die Vorteile eines Remote-Teams die Nachteile weitaus überwiegen.

Zweifelsohne ist es eine wesentliche größere Herausforderung, alle Teammitglieder auf dem Laufenden zu halten, wenn Letztere im Homeoffice und über zahlreiche Länder verteilt arbeiten. Dennoch rekrutieren wir bewusst über alle Zeitzonen hinweg.

Dank der Verwendung allerneuester Technologien und bewährter Workflows garantieren wir unseren Kunden beste Reaktionsfähigkeit, außerordentliche Agilität, maximale Effizienz sowie höchste Qualität und nicht selten preisgekrönte Ergebnisse.

Eine solche Garantie können wir nur geben, weil wir als ein komplett ortsunabhängiges und weltweit verstreutes Team zusammenarbeiten. Dies ermöglicht unserer Agentur die Rekrutierung der besten Talente ihrer jeweiligen Branchen, unabhängig von deren Standort.

Schlussendlich erhalten Kunden von Remote-Agenturen also durchaus einen langfristigen und vertrauensvollen Partner mit einem Team, das in Sachen Zukunftssicherheit vermutlich vielen klassischen Marketing-Agenturen überlegen ist!

3. agentur-herausforderungen

Abgesehen von den genannten Herausforderungen aus Sicht der Mitarbeiter und den möglichen Vorbehalten aufseiten mancher Kunden stellt die Leitung eines Remote-Teams zudem eine große Herausforderung für die Remote-Werbeagentur selbst dar.

Mögliche Schwachstellen werden in einem solchen Setup sehr viel schneller sichtbar. Damit eine Agentur ohne Büros erfolgreich sein kann, bedarf es eines kompromisslosen Commitments, ständigen Managements, effizienter Prozesse sowie klarer Strukturen.

3.1. fehlende agenturkultur

Der Aufbau einer gesunden Unternehmenskultur ist bereits innerhalb traditioneller Werbeagenturen oftmals ein sehr anspruchsvoller und langwieriger Prozess. Ein über die ganze Welt verteiltes Remote-Team macht es nicht einfacher, eine solide Arbeitsplatzkultur zu schaffen und zu pflegen.

Ohne eine gemeinsame Büroumgebung entfallen der morgendliche Plausch mit den Kollegen, die Treffen und Verabredungen nach der Arbeit sowie nicht selten auch die regelmäßigen Gespräche mit dem Management-Team.

Da unsere E-ployees über viele Zeitzonen verteilt sind, überschneiden sich die Arbeitszeiten in machen Fällen kaum, was den Aufbau eines engen Teams sowie einer gesunden Kultur erschweren kann.

Außerdem besteht in einer komplett virtuellen Agentur-Umgebung das Risiko, zu viel Fokus auf die Aufgaben, Termine und Prozesse zu richten und dabei das Team und die persönlichen Beziehungen zu vernachlässigen.

Infolgedessen fühlen sich Mitarbeiter von Remote-Teams unter Umständen weniger mit dem Unternehmen, seiner Mission und seinen Zielen verbunden. Auch Gemeinschafts- und Kameradschaftsgefühle sind womöglich seltener.

Die gute Nachricht ist, dass trotz der physischen Distanz zwischen den einzelnen Homeoffice-Mitarbeitern durchaus Möglichkeiten bestehen, um die Kultur in einer Remote-Marketing-Umgebung zu forcieren.

Da wir soziale Wesen sind, gibt es schlichtweg keinen Ersatz für persönliche Zusammenkünfte des gesamten Teams. Regelmäßige Retreats und bewusstes, geselliges Beisammensein bieten eine hervorragende Möglichkeit, sich auszutauschen und die Beziehungen, Empathie sowie letztendlich die Gemeinschaft zu stärken.

Darüber hinaus fördern wir die soziale Interaktion zwischen Teams anhand innovativer Remote-Teambuilding-Aktivitäten und Online-Kanäle, in denen informelle und nicht arbeitsbezogene Gespräche jederzeit und ganz natürlich stattfinden können.

Unsere REMOTE-AGENTUR bietet finanzielle Unterstützung für die Teilnahme an internationalen Konferenzen und ist bestrebt, die Erfolge unserer E-ployees öffentlich anzuerkennen.

Wenngleich es viel schwieriger ist, den tagtäglichen Einsatz unserer herausragenden Remote-Teammitglieder zu sehen, bringen wir allen Kollegen dennoch mindestens dieselbe Schätzung und Anerkennung entgegen, die auch Büromitarbeiter genießen. Diese Wertschätzung, die uns allen gut tut, stärkt die Moral und das Zugehörigkeitsgefühl.

Es gibt kaum etwas Mächtigeres als ein hochmotiviertes Team aus außergewöhnlichen Menschen, das dieselbe Vision teilt und auf dasselbe Ziel hinarbeitet. Unsere E-ployees hinter einer solchen gemeinsamen Mission zu vereinen ist maßgeblich entscheidend für eine starke und gesunde (Remote-)Teamkultur.

Anders als bei traditionellen Digital-Agenturen müssen solche Werte bei einer Remote-Werbeagentur ständig kommuniziert, verinnerlicht und gelebt werden.

Gemeinsame Ziele und eine starke Kultur sind essentiell für den Erfolg eines jeden Teams und Unternehmens. Mit den vorgenannten Methoden sind Erfolg und ein starkes Gemeinschaftsgefühl nicht mehr länger abhängig von einem geografischen Standort.

3.2. vertrauen und respekt

Es scheint große Bedenken dahingehend zu geben, wie Manager ihre Mitarbeiter im Homeoffice überwachen können. Viele glauben noch immer, dass ein Team nur dann funktionieren kann, wenn sich alle Mitglieder im selben Büro befinden oder wenn Chefs ihre Mitarbeiter beobachten können.

In den vergangenen Jahren haben wir immer wieder Führungsteams kennengelernt, die sich teilweise besorgt dahingehend zeigten, dass ihre Mitarbeiter im Homeoffice weniger arbeiten oder persönliche mit beruflichen Verantwortlichkeiten durcheinanderbringen würden.

Dabei kann vermutlich jeder, der bereits in einer Büroumgebung gearbeitet hat, bestätigen, dass die physische Anwesenheit in einem Office keineswegs ein Garant für hochwertige Arbeit oder eine hohe Produktivität ist.

Sicherlich gibt es den ein oder anderen Arbeitnehmer, der den Vertrauensvorsprung des Homeoffice unter Umständen ausnützt. Aber wäre es nicht unfair, hochmotivierten und ehrlichen Remote-Arbeitern misstrauisch gegenüber zu sein und sie womöglich gar einzuschüchtern und an der Wertschätzung ihrer eigenen Arbeit zweifeln zu lassen?

Das Zauberwort in diesem Zusammenhang lautet Vertrauen. Dementsprechend setzen wir auf

vertrauen anstatt   
   ständiger kontrolle.

Wir sind fest davon überzeugt, dass Homeoffice nur dann erfolgreich funktionieren kann, wenn den Teams wirkliche Autonomie und volles Vertrauen entgegengebracht wird. Denn wenn wir unserem eigenen Team nicht vertrauen könnten, müssten wir unseren Recruiting-Prozess grundsätzlich in Frage stellen.

Die Zeit, die für eine Aufgabe aufgewendet wird ist in den seltensten Fällen proportional zur Arbeitsqualität und deshalb keine geeignete Messgröße für die Mitarbeiter-Leistung.

Um die vielen Vorteile des Homeoffice auszuschöpfen, müssen wir Mikromanagement unbedingt vermeiden und uns auf die Ergebnisse (Output) konzentrieren, statt auf die Anzahl der investierten Stunden (Input). Mit anderen Worten bedarf es einer ergebnisorientierten Leistungsbewertung.

Solange Deadlines eingehalten werden, sollte es irrelevant sein, wie viele Stunden Mitarbeiter in ihre Arbeit investieren und wann sie ihre Arbeit erledigen.

Anstatt jede Aktivität unserer Mitarbeiter zu tracken, pflegen wir deshalb eine Kultur des Vertrauens, der Offenheit, des Respekts und der Transparenz. Ohne Bürokratie und Stechuhren.

Letztendlich belohnen wir unsere Remote-Teams für die tatsächliche Arbeit, die sie geleistet und geliefert haben.

Das Schöne an diesem Modell ist, dass es nicht nur sehr viel bessere Arbeitsbedingungen verspricht, sondern auch wesentlich fairere und zuverlässigere Beförderungen — und so zu einer kulturell vielseitigen und inklusiven Remote-Belegschaft führt!

3.3. remote-kommunikation

In früheren Abschnitten dieses Artikels haben wir bereits mehrfach die Wichtigkeit der Kommunikation innerhalb von Remote-Teams hervorgehoben. Ohne klare und vernünftige Prozesse endet der Informationsaustausch oftmals in einem logistischen Albtraum.

Denken wir an etwas so Alltägliches wie eine Videokonferenz: In einem traditionellen Inhouse-Marketing-Team ist es üblicherweise lediglich eine Frage von wenigen Minuten, um alle Meeting-Teilnehmer zusammenzubringen (abhängig von der Teamgröße).

Bei einem über viele Zeitzonen verstreuten Team hingegen müssen Videokonferenzen rechtzeitig angekündigt werden, Agenden mit allen Teilnehmern geteilt werden (inklusive Link zum Konferenzraum), Notizen angefertigt und anschließend geteilt werden, die Meeting-Aufzeichnungen den jeweiligen Teams zur Verfügung gestellt und nicht zuletzt die resultierenden Aufgaben für jedes Teammitglied nachbereitet werden.

Unterschiedliche Zeitzonen sind auch dahingehend eine große Hürde, das Team up to date zu halten und effektiv zusammenarbeiten. Im Homeoffice ist es schlichtweg nicht möglich, sich einfach umzudrehen und dem Kollegen eine Frage zu stellen.

Diese Beispiele veranschaulichen, wie viel mehr Struktur, Organisation und Kommunikationsprozesse beim Management von Remote-Teams erforderlich sind.

Unsere REMOTE-AGENTUR ist bestrebt, die Kommunikation zwischen allen Teams so effizient und transparent wie möglich zu gestalten. Wir neigen im Allgemeinen dazu, zu viel zu kommunizieren, um die physische Distanz zwischen unseren Mitarbeitern zu kompensieren und das Risiko für Missverständnisse zu minimieren.

Ebenso ermutigen wir unsere Teams, immer Fragen zu stellen, wenn Dinge unklar sind, sowie alle Inhalte präzise zu formieren — z. B. was wann und warum benötigt wird.

schriftlich toppt   
   mündlich immer!

Wo möglich nutzen wir standardmäßig asynchrone Kommunikation, insbesondere bei nicht-kritischen Projektthemen, Ankündigungen und Design-Feedback. Lediglich für die wöchentlichen Einzelgespräche, persönliches Feedback, dringende Angelegenheiten, Teambuilding sowie zur Lösung von sensiblen Themen oder Konflikten setzen wir auf synchrone Kommunikation.

Unsere Faustregel in dem Zusammenhang lautet: Sofern mehr als zwei E-Mails oder Nachrichten notwendig sind, um ein Thema unmissverständlich zu kommunizieren, haben Echtzeit-Tools den Vorrang. Anderenfalls wählen wir async-first.

Was die Tools selbst angeht, stehen Dutzende leistungsstarker Lösungen zur Verfügung. Als unglaublich vorteilhaft hat es sich für unser Team erwiesen, die gesamte Kommunikation auf so wenige Kanäle wie möglich zu zentralisieren.

Dies trägt entschieden zur Verschlankung der Abläufe bei und ermöglicht es den Teammitgliedern, jederzeit über ihre Aufgaben und Ziele auf dem Laufenden zu bleiben — und Verwirrungen oder mögliche Verzögerungen zu vermeiden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die regelmäßige (Neu-)Bewertung, welche Teammitglieder tatsächlich von bestimmten Projekt-Updates profitieren. Verantwortlichkeiten können sich schnell ändern und viel unnötiger Stress dadurch vermieden werden, dass die jeweiligen Remote-Mitarbeiter nur die für sie relevanten Inhalte erhalten.

Bei einem über mehrere Zeitzonen verteilten Team ist es eine echte Herausforderung, eine Zeit zu finden, zu der alle Teammitglieder verfügbar sind. Wie erwähnt zeichnen wir darum grundsätzlich alle Video-Meetings auf und stellen sie anschließend den relevanten Teams zur Verfügung. So können auch solche Kollegen die Inhalte verwerten, die dem Meeting nicht beitreten konnten.

Da Meetings an sich einer der größten Störfaktoren für Produktivität sind, streben wir insgesamt weniger, aber dafür effektivere, Meetings an. Alle unsere Videokonferenzen und Meetings müssen grundsätzlich im Voraus geplant werden — mit abgestimmten und einzuhaltenden Agenden.

Mithilfe dieser Prozesse kann erfolgreiche Kommunikation durchaus auch in einer Remote-Werbeagentur erreicht werden. Es sei denn, der nächste Punkte wird nicht berücksichtigt:

3.4. inadäquate hardware

Das Konzept einer Remote-Digitalagentur basiert in hohem Maße auf einer stabilen Internetverbindung. Wenn alle Teammitglieder remote arbeiten, ist schnelles und verlässliches Internet deshalb ebenso wichtig wie der Schutz potenziell sensibler Geschäftsdaten und die Bereitstellung geeigneter Hardware und Software.

Unsere REMOTE-AGENTUR investiert nicht nur in die besten Tools für Kommunikation und Kollaboration, sondern stellt zudem sicher, dass alle Mitarbeiter gut für die Arbeit aus dem Homeoffice ausgerüstet sind.

Wir halten es für unglaublich wichtig, dass unsere Mitarbeiter sich zu Hause einen dedizierten, professionellen Arbeitsbereich einrichten, in dem sie konzentriert und produktiv arbeiten können. Nicht zuletzt wird dieser Workspace zum neuen Büro — ja zu viel mehr!

Wir unterstützen unsere E-ployees finanziell beim Erwerb eines Notebooks oder Desktop-Computers, eines zusätzlichen Monitors, eines Headsets und einer Webcam sowie eines ergonomischen Bürostuhls und Schreibtischs.

Um die Risiken in Sachen Cybersecurity zu minimieren, haben wir außerdem zahlreiche Sicherheitsmaßnahmen implementiert. Zum Beispiel müssen unsere E-ployees jederzeit eine sichere und private drahtlose (oder VPN-) Verbindung verwenden und dürfen ihr Notebook oder ihren Computer nie mit anderen Mitgliedern im selben Haushalt teilen.

Um zu verhindern, dass Malware und Viren Schaden anrichten, dürfen Anwendungen von Drittanbietern ohne zusätzliche Prüfung und Genehmigung nicht heruntergeladen und installiert werden. Das Abmelden und Herunterfahren des Notebooks bei Nichtgebrauch zählt ebenso zur Routine wie die Verwendung von sicheren Passwörtern, Firewalls, Antiviren-Software und eines stets aktuellen Betriebssystems.

Egal ob remote-first oder komplett ortsunabhängig, Cybersecurity und eine gute Hardware und Software sollten nie stiefmütterlich behandelt werden!

3.5. mitarbeiter-recruiting

Der Vollständigkeit halber möchten wir eine weitere große Herausforderung for Remote-Agenturen erwähnen, die wir bereits kurz angesprochen haben: Solide Rekrutierungs-, Interviewing- und Onboarding-Prozesse.

Jede Agentur ist nur so gut wie ihre Mitarbeiter. Deshalb ist die Einstellung der richtigen Kandidaten wohl einer der elementarsten und wichtigsten Aspekte, um langfristigen Erfolg sicherzustellen.

Gleichzeitig handelt es sich hierbei um die vielleicht schwierigste Aufgabe für eine jede Remote-Werbeagentur. Der Zugang zu einem globalen Talentpool macht die Sache nicht gerade einfacher. Wir werden dieses Thema deshalb ausführlich in einem zukünftigen Blog-Beitrag behandeln.

Gute Nachrichten: Unser Blog-Post-Alarm informiert Dich, sobald der Artikel online geht!

4. resümee und ausblick

Die Anzahl vollständig dezentraler Werbeagenturen ist derzeit noch sehr überschaubar, was wahrscheinlich letztendlich die allergrößte Herausforderung bedeutet: Es gibt keine (oder zumindest nicht viele) Best Practices, auf die zurückgegriffen werden könnte.

Folglich ist sehr viel Kreativität gefragt, um neue und innovative Prozesse, Workflows und Methoden zu entwickeln, damit die Arbeit aus dem Homeoffice gelingen kann.

Trotz dieser umfassenden Liste an Fallstricken bei der Leitung von Remote-Teams sind wir der festen Überzeugung, dass Remote Work keine Herausforderung ist, die es zu überwinden gilt — sondern ein wichtiger Wettbewerbsvorteil, den es zu erlangen gilt! Wir glauben,

remote work ist die   
   zukunft der arbeit!

Unser Team ist seit dem ersten Tag voll-remote und wir können guten Gewissens behaupten, dass die positiven Aspekte der Fernarbeit und des Homeoffice die negativen deutlich überwiegen!

Für unsere REMOTE-AGENTUR wurde das Ausschöpfen der diversen Vorteile von Remote Work sicherlich ein Game-Changer, der unser gesamtes Handeln sprichwörtlich grenzenlos gemacht hat. Ohne unser brillantes Remote-Team wären wir nie in der Lage gewesen, ähnliche preisgekrönte Ergebnisse und ein derartiges Wachstum zu erzielen.

Die Akzeptanz und Adoption des Homeoffice wird für viele globale Unternehmen in naher Zukunft ein Erfolgsfaktor sein. Was wir in den vergangenen Wochen und Monaten beobachtet haben war erst der Anfang — der Anfang einer neuen Normalität!

  ·   ·   ·   ·  

Hast Du Einsamkeit, Isolation oder FOMO selbst erlebt? Wie trennst Du im Homeoffice Dein Privatleben von Deinem beruflichen Leben? Bist Du bereit, eine Remote-Werbeagentur oder ein hybrides Modell (remote-first) zu gründen? Welche Hindernisse hast Du identifiziert? Welche Bedenken hast Du, die wir hier nicht behandelt haben? Und über welches Thema würdest Du gerne als nächstes lesen?

Teile Deine Gedanken in den Kommentaren mit unserer Community und lass uns gemeinsam Lösungen finden und die Welt verändern!

coming soon wird auf einer theater-bühne mit vorhängen und kino-sitzen durch scheinwerfer erleuchtet
bleib dran, denn bereits in kürze folgen weitere spannende blog-artikel

KOMMENTARE

gemeinsam für eine nachhaltige zukunft

KONTAKT

da, egal wann und wo du uns brauchst

Wir sind hier, um Grenzen zu sprengen und das Unmögliche für Dich möglich zu machen. Melde Dich bei uns oder buche Deine Gratis-Beratung direkt über unser Kontaktformular.

maile uns
kontaktformular
chatte mit uns
whatsapp
ruf uns an
+49 30 20654715
folge uns online